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Ein wichtiger und wesentlicher Bestandteil unserer HR-Software ist das rollenbasierte Berechtigungskonzept. Mit diesem können Benutzerrollen und Zugriffsrechte individuell festgelegt werden. Personalwolke bietet in diesem Zusammenhang (vordefinierte) Rollen = Standardberechtigungen als auch benutzerdefinierte Berechtigungsgruppen an.

Rollen

Eine Rolle beschreibt eine bestimmte Funktion, die eine Person innerhalb eines Unternehmens hat (z.B.: Vorgesetzter, Personal). Rollen werden bestimmten Personen zugeteilt, damit sie Anträge genehmigen oder ablehnen können.

Personalwolke bietet für diesen Bereich bereits vordefinierte Rollen:

• Vorgesetzter
  • • • In vielen Unternehmen ist die direkte Führungskraft für die Genehmigung von Anträgen (zum Beispiel: Urlaub, Arzt, Zeitausgleich uvm.) verantwortlich. Diese Art von Rolle nennen wir Vorgesetzter.
      • Damit man nicht jedem Mitarbeiter einzeln seinen Vorgesetzten zuweisen muss, kann man dies auf Abteilungsebene definieren.

• Personal
  • • • Bei manchen Anträgen (z.B. Sonderurlaube, Pflegefreistellungen) benötigt man zusätzlich zum Vorgesetzten auch die Genehmigung der Personalabteilung, dafür ist die Rolle “Personal” gedacht.
      • Meistens sind Mitarbeiter in der Personalabteilung entweder für das gesamte Unternehmen oder für größere Bereiche zuständig. Dies kann auch dementsprechend in der Personalwolke abgebildet werden.
      • Es können diverse Auswertungen/Statistiken (Kranktage, Urlaube, Anwesenheit, etc.) erstellt werden.

• Reisekostenprüfung
  • • • Verwenden Sie unser Modul Personalwolke Travel, können Reisekostenabrechnung zusätzlich von der Rolle “Reisekostenprüfung” kontrolliert werden. Dies kann entweder ein interner Mitarbeiter, aber auch eine externer Beauftragter sein.
      • Prüft die vom Mitarbeiter eingereichten Reisekosten und kann diese genehmigen oder ablehnen

Rollen, die je nach Bedarf hinzugefügt werden können:

• Geschäftsführung / Vorstand
• 2.ter Vorgesetzter
• Betriebsrat
• Datenschutzbeauftragter

Die Funktionen der Rollen in der Personalwolke

• Jeder Antrag in der Personalwolke hat einen vorkonfigurierten Genehmigungsprozess, der auf Rollen basiert (zum Beispiel geht der Urlaubsantrag immer an die Rolle “Vorgesetzter”).
• Durch unser intelligentes Berechtigungskonzept können Sie selbst Ihre Mitarbeiter mit diversen Rollen verknüpfen (zum Beispiel: Herr Müller ist Vorgesetzter der Abteilung Einkauf und genehmigt damit alle Urlaubsanträge der Mitarbeiter im Einkauf).

Die Rollenverteilung erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe.

Gruppen

In der Personalwolke wird zwischen zwei verschiedenen Gruppen unterschieden: Organigrammgruppen und Lose Gruppen.

Organigrammgruppen (Abteilungen)

Die Organigrammgruppen spiegeln die Struktur Ihres Unternehmens wieder und gibt Auskunft darüber in welcher Abteilung Ihre Mitarbeiter arbeiten. Jeder Mitarbeiter wird seiner Organigrammgruppe (zum Beispiel: Einkauf, Verkauf, Marketing uvm.) zugeordnet.

In der Personalwolke können Rollen direkt mit Gruppen verknüpft werden. Fängt ein neuer Mitarbeiter bei Ihnen an, müssen Sie ihn nur mehr der richtigen Gruppe zuweisen. Dadurch steht automatisch die Hierarchie und somit der Genehmigungsworkflow fest.

Das Organigramm wird im Zuge der Einrichtung von Ihrem Projektleiter angelegt.

Lose Gruppen

Lose Gruppen dienen in der Personalwolke dazu, Berechtigungen zu bestimmten Aktionen/Funktionen zu gewähren.

In unserem Standard gibt es in der Personalwolke pro Modul drei lose Gruppen:

• User-Gruppe
• Manager-Gruppe
• Admin-Gruppe

An der Admin Gruppe selbst hängen vordefinierte Aktionen, zum Beispiel der Korrektur Client. Dieser wird verwendet, um Zeitbuchungen der Mitarbeiter zu bearbeiten.

Fügen Sie einen Mitarbeiter in die Admin Gruppe hinzu, erhält dieser damit Zugriff auf den Korrektur Client.

Reichen die im Standard angelegten losen Gruppen nicht aus, können neue lose Gruppen (zum Beispiel für Rufbereitschaften, Mailversand, uvm.) erstellt werden.

Vorteile von rollenbasierten Berechtigungskonzepten

• In der Personalwolke können Sie die Zuweisungen der Rollen und Gruppen selbst verwalten, dies sorgt für mehr Flexibilität.
• Komplexe Berechtigungskonzepte können in der Personalwolke abgebildet/verwaltet  werden.
• Stellvertreterfunktion, im Falle von Urlaub oder anderen Abwesenheiten, können Sie einen Stellvertreter auswählen, der Ihren Genehmigungsworkflow vorübergehend übernimmt.
• Eine Mehrfachzuweisung auf Gruppen- oder Mandantenebene ist möglich.
• Rollen oder Gruppen können an Ihre Anforderungen angepasst/erweitert werden.

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Neue Funktionen und Updates ab Version 4.42.0 – 4.45.0

In diesem Webseminar zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo die neuesten Funktionen und Verbesserungen ab Version 4.42.0. 

Von unserem Experten erfahren Sie, wie Sie diese Funktionen effizient für sich nutzen und dabei noch schneller und zeitsparender Ihre HR-Arbeit erledigen können.

Zusätzlich gehen wir auf anlassbezogene und aktuelle HR-Themen ein und haben für jede Ihrer Fragen ein offenes Ohr.

Unsere Schwerpunktthemen:

• Neue Funktionen und Verbesserungen ab Version 4.42.0 – 4.45.0
• Erleichterungen bei der Abrechnung von eintägigen Dienstreisen
• Reporting & Auswertungen mit Fokus auf Auswertungen von Fehlzeit wie z.B.: Urlaub

Neue Funktionen und Updates in der Personalwolke

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Sichern Sie sich heute noch Ihr kostenloses Ticket und lassen Sie sich zeigen, wie diese Schritte möglichst unkompliziert und effizient umgesetzt werden können. 

Mag. Gregor Gutzelnig

• CEO & Head of Sales/Marketing
• Personalwolke Experte
• 20 Jahre Erfahrung im Bereich Personalwesen insbesondere Zeiterfassung

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Im Personalalltag ist nicht immer klar, welche Pflichten Mitarbeiter haben, wie Arbeitszeitaufzeichnungen korrekt zu führen sind, welche Sonderbestimmungen für Urlaub gelten oder wie geleistete Überstunden abgeholten werden. Dazu kommen laufende Änderungen rund um Home-Office, Kurzarbeit & Co, die neue Fragen für Führungskräfte aufwerfen.

Stufenbau der Rechtsordnung

Die wesentlichen Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer und -geber werden durch Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag bestimmt.

Auf der höchsten Stufe steht das Gesetz, danach folgt der Kollektivvertrag, die Betriebsvereinbarung und der Arbeitsvertrag.

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Arbeitszeitgesetz

Für die meisten Arbeitnehmer in Österreich bildet das Arbeitszeitgesetz den rechtlichen Rahmen.

Das Arbeitszeitgesetz definiert den Begriff “Arbeitszeit” als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Es legt dann die tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit mit zahlreichen Varianten und die Höchstgrenzen der Arbeitszeit fest. Die Differenz zwischen der zulässigen Höchstarbeitszeit und der Normalarbeitszeit bilden Mehrarbeits- und Überstunden.

Ebenso zur Arbeitszeit zählen Arbeitsbereitschaft, die Zeit zwischen zwei Arbeitsorten und die Reisezeit bei Dienstreisen. Für Dienstreisen bestehen jedoch Sonderregelungen.

Auch verschiedene Dienstverhinderungen aus persönlichen Gründen zählen zur Arbeitszeit. Nicht zur Arbeitszeit zählen Ruhepausen (mit Ausnahmen) sowie die Zeit zwischen Wohn- und Arbeitsort (Wegzeit).

Wichtig!

Die Erfassung der Arbeitsstunden ist in Österreich gesetzlich vorgeschrieben. Dabei ist es wichtig, dass die täglichen Arbeitszeiten inklusive aller Pausen, sowie Abwesenheiten und Ruhezeiten festgehalten werden.

Mehr Informationen über das Arbeitszeitgesetz und die Ausnahmen finden Sie hier.

Kollektivvertrag

Der Kollektivvertrag ist eine Vereinbarung, die zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbänden abgeschlossen wird. Auf Arbeitgeberseite kollektivvertragsfähig sind primär die Fachverbände bzw. Fachgruppen der Wirtschaftskammerorganisation. Auf Arbeitnehmerseite kollektivvertragsfähig ist der Österreichische Gewerkschaftsbund (ÖGB).

Geltungsbereich  

Der fachliche Geltungsbereich eines Kollektivvertrages regelt, auf welche Betriebe der Kollektivvertrag Anwendung findet. Welcher Kollektivvertrag im Einzelfall anzuwenden ist, bestimmt sich in erster Linie nach der Gewerbeberechtigung des Unternehmens bzw. nach der entsprechenden Kammerzugehörigkeit des Arbeitgebers.

Beispiel:

Welchem Kollektivvertrag Sie als Arbeitnehmer unterliegen ist nicht abhängig, von dem erlernten oder dem tatsächlich ausgeführten Beruf, sondern von der Branche, in welcher Sie arbeiten. Ein Buchhalter, der in einem Hotel arbeitet, unterliegt dem Kollektivvertrag für Angestellte im Gastgewerbe.

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Betriebsvereinbarung

Betriebsvereinbarungen sind schriftliche Vereinbarungen, die zwischen Arbeitgeber und dem Betriebsrat abgeschlossen werden, deren Regelung durch Gesetz oder Kollektivvertrag der Betriebsvereinbarung vorbehalten ist.

Betriebsvereinbarungen haben also grundsätzlich die gleiche Wirkung wie Gesetze. Sie gelten unmittelbar und verbindlich. Es bedarf keiner zusätzlichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über den Inhalt. Wird dennoch eine Regelung im Arbeitsvertrag über den Inhalt einer Betriebsvereinbarung getroffen, dann ist diese nur gültig, wenn sie für den Arbeitnehmer günstiger ist (Günstigkeitsprinzip). Bei manchen Maßnahmen braucht der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrates.

Wichtig!

Gibt es in einem Betrieb keinen gewählten Betriebsrat, kann auch keine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden!

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Arbeitsvertrag

Verpflichtet sich jemand zu einer Arbeitsleistung für einen anderen, liegt ein Arbeitsvertrag vor. Er ist zweiseitig verbindlich, da beide Vertragspartner (Arbeitgeber & Arbeitnehmer) sowohl Rechte als auch Pflichten haben. Da der Vertrag keinerlei rechtlichen Formvorschriften unterliegt, kann er theoretisch auch mündlich abgeschlossen werden. Grundsätzlich gelten mündliche Vereinbarungen genauso wie schriftliche. Der Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages vor Beginn des Arbeitsverhältnisses ist jedoch aus Gründen der Rechtssicherheit unbedingt zu empfehlen.

Wichtig!

Sollte kein schriftlicher Vertrag vorliegen, hat der Arbeitnehmer dennoch das Recht auf einen ausgehändigten Dienstzettel.

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Personalwolke

Personalwolke kann Ihnen dabei helfen die gesetzlich und/oder vertraglich vereinbarten Vorgaben mühelos einzuhalten. Des weiteren ist es möglich unterschiedliche Vertragsvereinbarungen je nach Mitarbeiter zu hinterlegen und Parametereinstellungen vorzunehmen um z.B.: den Urlaubsanspruch automatisch zu berechnen. Auch Änderung in den Zeitmodellen (Vollzeit zu Teilzeit oder Mutterschutz) kann Personalwolke errechnen.

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Highlights zur Version 4.40.0 und 4.41.0

In diesem Webseminar zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo alles was Sie zur Update Version 4.40.0 und 4.41.0 wissen müsen.

Von unserem Experten erfahren Sie, wie Sie die neuen Funktionen effizient für sich nutzen und dabei noch schneller und zeitsparender Ihre HR-Arbeit erledigen können.

Zusätzlich gibt es im Anschluss eine Q&A Session, wo Sie Ihre Fragen stellen können.

Sichern Sie sich heute noch Ihr kostenloses Ticket und lassen Sie sich zeigen, wie diese Schritte möglichst unkompliziert und effizient umgesetzt werden können. 

Mag. Gregor Gutzelnig

• CEO & Head of Sales/Marketing
• Personalwolke Experte
• 20 Jahre Erfahrung im Bereich Personalwesen insbesondere Zeiterfassung