Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte im Jahr 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Aufzeichnung der Arbeitszeit einrichten müssen. Diese Entscheidung basierte auf verschiedenen europäischen Rechtsgrundlagen und Grundrechten. Obwohl dieses Urteil in Deutschland umstritten war, wurde bisher keine aktive gesetzliche Regelung ergriffen.

Jedoch stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 fest, dass eine generelle Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit besteht. Der Referentenentwurf des Bundesamtes für Arbeit und Soziales zur Arbeitszeiterfassung sieht nun folgende wesentliche Neuregelungen vor (siehe Quelle):

1. Der Arbeitgeber wird verpflichtet sein, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.

2. Die Arbeitszeiterfassung soll grundsätzlich elektronisch erfolgen. Es kann jedoch durch Tarifvertrag oder Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung davon abgewichen werden. Übergangsregelungen werden eingeführt, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.

3. Bei Vertrauensarbeitszeit bleibt die Aufzeichnungspflicht bestehen, aber der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Verstöße gegen die Arbeitszeitbestimmungen bekannt werden. Die Kontrollpflicht entfällt jedoch, es bleibt lediglich eine Aufzeichnungspflicht.

4. Der Arbeitgeber muss auf Verlangen des Arbeitnehmers Auskunft über die aufgezeichnete Arbeitszeit geben und eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung stellen.

Aus den oben genannten Gründen empfehlen wir ein Zeiterfassungssystem einzuführen, dass zumindest die bereits notwendigen Anforderungen abdeckt. Wir haben aus diesem Grund ein vorkonfiguriertes Paket für Deutsche Kunden geschnürt: die Personalwolke Germany Edition!

Die Personalwolke Germany Edition beinhaltet die Themen Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung. Somit haben Ihre Mitarbeiter eine moderne und einfach zu bedienende Anwendung, mit der sowohl der Urlaub beantragt als auch Arbeitszeiten erfasst werden können.

Die Arbeitszeiterfassung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• Zeiterfassungsterminal
• Arbeitszeit live in der Software tracken
• Arbeitszeit nachträglich erfassen
• Arbeitszeit automatisch aus Zeitmodell übernehmen und nur Abweichungen manuell erfassen
• Arbeitszeit per Smartphone oder Tablet erfassen

Das übersichtliche Monatsjournal, eine Anwesenheitsliste, sowie div. Reporting und Statistik-Funktionen runden das Personalwolke Germany Edition Paket ab.

Wenn in Ihrem Betrieb Abwesenheiten und/ oder Überstunden an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden müssen, kann dies mit Hilfe einer Schnittstelle realisiert und vor allem auch automatisiert werden. Standard Schnittstellen Templates für div. Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm sind bereits vorhanden.

Neben Zeiterfassung kann die Personalwolke Germany Edition um Themenbereiche wie Reisekostenabrechnung, Projektzeiterfassung und Personalmanagement inkl. Digitaler Personalakte erweitert werden.

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Allerdings gilt nun laut dem jüngsten Urteil des EuGH, dass nicht genutzter Urlaub nicht automatisch verfallen darf. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Arbeitnehmer auf nicht genutzten oder nicht geplanten Urlaub aufmerksam zu machen.

Der Jahresurlaub kann nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die betroffenen Arbeitnehmer angemessen über den bevorstehenden Urlaubsverfall aufgeklärt hat und ihnen die Möglichkeit gegeben hat, den Urlaub auch tatsächlich zu nehmen. Dazu muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer formell auffordern, den Urlaub zu nehmen und ihn klar und rechtzeitig darüber informieren, dass der Urlaub verfallen wird, wenn er ihn nicht nimmt.

Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kann der Anspruch auf Urlaub oder Ausgleichszahlungen erlöschen, sofern der Urlaub nicht genommen wurde.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers auch nach dessen Tod nicht erlischt und dass die Erben eine finanzielle Ausgleichszahlung für nicht genommenen Urlaub verlangen können. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hatte zuvor diesen Fall verhandelt und dem EuGH zur Beurteilung vorgelegt. Gemäß nationalem Recht wird die finanzielle Vergütung für nicht genommenen Urlaub nicht Teil der Erbmasse, da der bezahlte Jahresurlaub den Zweck der Erholung des Arbeitnehmers verfolgt, welcher nach seinem Tod nicht mehr erreicht werden kann.

Jedoch urteilte der EuGH, dass der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers nicht mit dessen Tod erlischt und dass die Erben eine finanzielle Ausgleichszahlung verlangen können, wenn das nationale Recht mit dem EU-Recht unvereinbar ist. Das Recht auf bezahlten Urlaub beinhaltet demnach einen Anspruch auf Bezahlung während des Urlaubs sowie auf eine Ausgleichszahlung für Urlaubstage, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht genommen wurden. Diese finanzielle Ausgleichszahlung hat einen vermögensrechtlichen Charakter und ist dazu bestimmt, in das Vermögen des Arbeitnehmers überzugehen. Im Falle des Todes eines Arbeitnehmers treten die Erben in diesen Anspruch ein.

Einen interessanten Post gibt es hierzu auch von Gregor Gutzelnig auf LinkedIn.

Sie als Personalwolke Administrator haben die Möglichkeit eine automatische E-Mail an alle Mitarbeiter verschicken. Diese E-Mail informiert Ihre Mitarbeiter darüber wie viel Resturlaub aus dem Vorjahr noch vorhanden ist und bis wann dieser aufgebraucht werden soll. Der Inhalt der E-Mail kann nach Ihren Vorgaben und gesetzlichen Richtlinien angepasst und jederzeit geändert werden.

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